Si vous voulez assurer le meilleur niveau de compréhension de vos besoins par les fournisseurs que vous souhaitez solliciter pour y répondre, rien de plus parlant qu'une visite de site pour expliciter l'ensemble des éléments de contexte à prendre en compte pour établir une offre de qualité à la fois sur le plan technique, sur le calendrier d'exécution et sur le volet financier.
En effet un accès logistique particulier (rues étroites, rampes courbées ou à pentes fortes, escaliers etc.) peut avoir des répercussions sur le choix des moyens techniques à mettre en oeuvre et rendre tout simplement impossible ou au contraire imposer de fait certaines options de matériels, qu'il s'agisse de prestations de déménagement, de construction ou de toute autre activité nécessitant de se rendre sur place pour exécuter un contrat.
Si vous opérez dans le secteur privé, vous pourrez simplement annexer une note à votre cahier des charges ou mieux encore indiquer les particularités du contexte opérationnel dès la phase d'introduction de votre projet d'achat.
Si vous procédez à une consultation dans le cadre du code de la commande publique, il conviendra en revanche de respecter un certain formalisme (pour ne pas dire un formalisme certain ! ).
L'acheteur public peut ainsi choisir d'utiliser des documents généraux pour informer les entreprises sur le marché.
Il s'agit du :
cahier des clauses administratives générales (CCAG),
cahier des clauses techniques générales (CCTG) pour que les candidats puissent connaître la nature technique du besoin de l'acheteur public.
Le CCTG intervient le plus souvent dans le cadre des marchés de travaux (terrassements généraux, chaussées, etc.) et les CCAG fixent des clauses générales pour les catégories suivantes :
fournitures et services courants (CCAG/FCS),
prestations intellectuelles (CCAG/PI),
travaux (CCAG/T),
marchés industriels (CCAG/MI),
techniques de l'information et de la communication (CCAG/TIC).
L'acheteur public peut également décider de ne pas appliquer une ou plusieurs dispositions du CCTG ou du CCAG, dans ce cas, il doit alors faire figurer explicitement la dérogation et récapituler toutes les dérogations à la fin des documents spécifiques à l'opération d'achat :
Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), obligatoire en procédure formalisée, détaille les modalités de facturation, de règlement, de révision des prix, de résiliation du marché, les pénalités de retard. Il complète ou remplace le CCAG.
Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), également obligatoire en procédure formalisée, contient la description technique du besoin. Il complète ou remplace le CCTG.
Le cahier des clauses particulières (CCP) peut réunir CCAP et CCTP.
L'acheteur public peut aussi prévoir d'autres documents particuliers, en fonction de ses besoins.
Lors de la préparation d'un marché à procédure adaptée (MAPA), l'acheteur public détermine librement les modalités de la consultation et peut donc là encore prévoir une visite obligatoire, annoncée dans l'avis d'appel public à la concurrence (AAPC) et/ou dans le règlement de consultation (RC).
À la différence des documents contractuels précités qui régissent l'exécution du marché avec le seul titulaire, le règlement de la consultation (RDC OU RC) précise les modalités de la mise en concurrence entre les soumissionnaires.
C'est ce document qui précise à qui et où remettre l'offre, la possibilité d'une visite des lieux, le contenu attendu de l'offre, les critères de choix et leur pondération, la possibilité d'une négociation (procédures formalisées avec négociation ou MAPA) etc.
Cependant, si toutes les mentions nécessaires sont contenues dans l'avis d'appel public à la concurrence (AAPC), il n'est alors pas obligatoire de rédiger un règlement de la consultation (RC).
Ainsi, à titre d'exemple, lors d'une procédure formalisée restreinte de type appel d'offres (AOR), la visite obligatoire devra être annoncée dans le RC pour assurer le même niveau d'information dès le déclenchement de la procédure et à tous les candidats potentiels qui seront sélectionnés sur leurs capacités financières, techniques ou professionnelles.
L'AAPC est parfois le seul document qui permet aux entreprises de connaître le besoin de l'acheteur public et peut ainsi annoncer le caractère obligatoire d'une visite sur site avant de déposer une offre.
Cet avis indique, en outre, l'identité de l'acheteur, l'objet du marché, et permet de savoir comment se procurer les documents de la consultation et de connaître la date limite de réponse.
Cela étant, il est également possible d'inscrire au CCTP la visite obligatoire pour les candidats retenus après sélection. D'une part cette visite post-candidatures ne restreindra pas la concurrence artificiellement de manière à laisser un pouvoir décisionnaire à discrétion pour l'acheteur public, et d'autre part elle évitera des déplacements inutiles d'entreprises qui n'auraient pas le profil adéquat pour postuler. Ce qui se révèle au final gagnant pour toutes les parties prenantes...
(source : Bulletin officiel des annonces des marchés publics / Novembre 2021)